Émettre une facture conforme est une obligation légale pour tout freelance, quelle que soit sa forme juridique. Une facture incomplète ou mal numérotée peut déclencher un redressement fiscal, bloquer un remboursement de TVA ou créer un litige avec un client. Pourtant, les règles diffèrent selon que vous êtes micro-entrepreneur, EI, EURL ou SASU, et selon que votre client est en France, dans l'UE ou hors UE.
Ce guide fait le point sur toutes les règles de facturation applicables aux freelances en 2026 : mentions obligatoires, numérotation, TVA, délais de paiement et conservation.
Les mentions légales obligatoires sur une facture
Toute facture émise par un professionnel doit comporter un socle commun de mentions obligatoires, quel que soit le statut juridique. Ces mentions sont définies par l'article L441-9 du Code de commerce.
Mentions communes à tous les statuts
- Date d'émission de la facture
- Numéro de facture unique et séquentiel (voir ci-dessous)
- Identité du vendeur : dénomination sociale ou nom/prénom, adresse (siège social ou adresse professionnelle), numéro SIREN ou SIRET
- Identité de l'acheteur : nom/dénomination, adresse de facturation
- Description des biens ou services fournis : nature, quantité, prix unitaire HT
- Date de la prestation ou de la livraison, si différente de la date de facture
- Conditions de paiement : délai, escompte éventuel pour paiement anticipé
- Taux de pénalités de retard (obligatoire entre professionnels depuis 2013)
- Indemnité forfaitaire de recouvrement : 40 € (mention obligatoire entre pros)
Mentions spécifiques selon votre situation TVA
La TVA est le point de divergence principal entre les statuts :
| Situation | Mention à faire figurer |
|---|---|
| Franchise en base (micro, EI sous seuil) | "TVA non applicable — art. 293 B du CGI" |
| Assujetti à la TVA (régime réel) | Numéro de TVA intracommunautaire, montant HT, taux TVA, montant TTC |
| Prestation à un client professionnel UE | "Autoliquidation" + numéro de TVA intracommunautaire du client |
| Prestation à un client hors UE | Aucune TVA — opération hors champ (exonérée à l'exportation) |
Mentions propres à la micro-entreprise
En plus du socle commun, un micro-entrepreneur doit obligatoirement indiquer :
- Son numéro SIRET (14 chiffres)
- La mention "TVA non applicable — art. 293 B du CGI" si en franchise de TVA (seuil 37 500 € pour les services en 2026)
- L'adresse de l'établissement principal
Attention : un micro-entrepreneur dépassant le seuil de franchise (37 500 € de CA services sur une année glissante) doit basculer au régime réel de TVA et commencer à facturer la TVA dès le 1er jour du mois de dépassement.
Mentions propres aux sociétés (EURL, SASU)
En plus du socle commun, une société doit mentionner :
- Forme juridique (EURL, SASU, SARL…) et capital social
- RCS + ville d'immatriculation (ex. : "RCS Paris 123 456 789")
- Numéro de TVA intracommunautaire (si assujetti)
La numérotation des factures : règles strictes
La numérotation des factures obéit à deux impératifs légaux : être continue (pas de saut de numéro) et être chronologique. Chaque numéro doit être unique — il est interdit d'annuler une facture en réutilisant son numéro.
Formats de numérotation acceptés
Le format est libre mais doit garantir l'unicité et la séquentialité. Les formats courants :
- Séquentiel simple : 2026-001, 2026-002, 2026-003…
- Avec préfixe client : FAC-2026-001, FAC-2026-002…
- Par année et mois : 202604-001, 202604-002… (risqué si vous facturez peu)
L'essentiel est que la séquence soit sans trous. Si vous avez émis la facture n° 2026-007, la prochaine doit être 2026-008, jamais 2026-009 ou 2026-007B.
Comment corriger une facture erronée
On ne modifie jamais une facture déjà émise. Pour rectifier une erreur, il faut émettre :
- Un avoir (facture de crédit) annulant totalement ou partiellement la facture initiale — il porte son propre numéro séquentiel dans la série
- Puis une nouvelle facture avec les informations correctes si nécessaire
Risque en cas de trou dans la numérotation : lors d'un contrôle fiscal, l'administration peut présumer que des recettes ont été dissimulées et procéder à une reconstitution du chiffre d'affaires. Tenez un registre de vos factures.
TVA sur vos factures : franchise ou régime réel
La franchise en base de TVA
En 2026, un freelance bénéficie de la franchise en base de TVA (pas de TVA collectée, pas de TVA déduite) si son chiffre d'affaires HT ne dépasse pas :
- 37 500 € pour les prestations de services (BIC services, BNC professions libérales)
- 85 000 € pour les ventes de marchandises (BIC négoce)
En franchise, la mention obligatoire sur chaque facture est : "TVA non applicable — art. 293 B du CGI". Vous ne facturez pas de TVA à vos clients et vous ne récupérez pas la TVA sur vos achats.
Dépassement du seuil : si vous dépassez 37 500 € en cours d'année, vous devez facturer la TVA dès le 1er jour du mois de dépassement. En cas de dépassement "accidentel" entre 37 500 € et 41 250 € (seuil de tolérance), vous conservez la franchise jusqu'au 31/12 si le dépassement reste ponctuel.
Le régime réel de TVA
Au-delà des seuils, ou si vous optez volontairement pour la TVA (pour récupérer la TVA sur des investissements importants), vous devez :
- Facturer la TVA à vos clients (en France : 20 % taux normal, 10 % restauration/hébergement, 5,5 % alimentation/livres…)
- Déposer des déclarations de TVA (CA3 mensuelle ou trimestrielle selon le régime)
- Indiquer sur chaque facture : montant HT, taux de TVA, montant de TVA, montant TTC, et votre numéro de TVA intracommunautaire (FR + clé à 2 chiffres + SIREN)
Clients dans l'UE et hors UE : règles spécifiques
Client professionnel dans l'Union Européenne
Pour une prestation de services vendue à un professionnel assujetti à la TVA dans un autre État membre de l'UE (B2B intra-UE), c'est le mécanisme de l'auto-liquidation qui s'applique : vous ne facturez pas de TVA, et c'est votre client qui déclare et paie la TVA dans son pays.
Sur la facture, vous devez faire apparaître :
- La mention "Autoliquidation" (ou "Reverse charge")
- Votre numéro de TVA intracommunautaire
- Le numéro de TVA intracommunautaire de votre client (vérifiez sa validité sur le site VIES de la Commission Européenne)
- Le montant HT sans TVA
Attention : si votre client UE ne peut pas vous fournir son numéro de TVA intracommunautaire valide (ou s'il est un particulier), vous devez lui facturer la TVA française.
Client hors Union Européenne (export)
Pour des prestations vendues à des clients situés hors de l'UE (États-Unis, Suisse, Canada, etc.), les services sont exonérés de TVA au titre des exportations de services (article 259 A du CGI pour les services "B2B hors UE"). Vous n'indiquez donc pas de TVA sur la facture et ne précisez pas de mention particulière, mais conservez les preuves de la localisation étrangère de votre client.
Délais de paiement légaux
La loi LME (Loi de Modernisation de l'Économie) encadre strictement les délais de paiement entre professionnels. Ces règles s'appliquent à tous les freelances en B2B, quel que soit leur statut juridique.
Délais légaux
- Délai par défaut : 30 jours à compter de la réception des marchandises ou de l'exécution de la prestation
- Délai maximum : 60 jours calendaires à compter de la date d'émission de la facture (par accord entre parties, mais jamais au-delà)
- Exception grands groupes : certains secteurs peuvent négocier des délais spécifiques, mais toujours dans la limite des 60 jours
Ces délais doivent impérativement figurer sur votre facture. Un simple "paiement à réception" n'est pas suffisant — précisez une date butoir ou un délai chiffré.
Pénalités de retard : obligatoires et automatiques
Les pénalités de retard sont dues de plein droit dès le lendemain de la date limite de paiement, sans qu'il soit nécessaire d'envoyer une mise en demeure préalable. Leur mention sur la facture est obligatoire (même si vous ne les appliquez pas toujours en pratique).
- Taux de pénalités de retard : au minimum 3 fois le taux d'intérêt légal de la Banque Centrale Européenne (taux plancher légal au 1er janvier 2026 : environ 10–13 %/an selon le taux BCE + 10 points de pénalité). La mention standard est souvent : "Taux : 3 fois le taux d'intérêt légal".
- Indemnité forfaitaire de recouvrement : 40 € par facture impayée, due automatiquement à chaque retard — obligatoire en B2B depuis le décret du 2 octobre 2012.
Exemple : facture de 3 000 € avec délai de paiement à 30 jours. Client en retard de 10 jours. Pénalités : 3 000 € × 10 % / 365 × 10 = ~8,22 € + 40 € d'indemnité forfaitaire = 48,22 € réclamables.
En pratique, de nombreux freelances n'appliquent pas ces pénalités pour préserver la relation client. Mais elles constituent un levier de négociation utile avec les mauvais payeurs.
Acomptes et avoirs : comment les facturer
Les acomptes
Si vous demandez un acompte avant le début d'une prestation, émettez une facture d'acompte avec les mêmes mentions que sur une facture ordinaire, en précisant :
- La nature de l'acompte (ex. : "Acompte sur prestation X — 30 %")
- Le montant de l'acompte
- La référence au devis ou au contrat correspondant
La facture de solde finale mentionnera l'acompte déjà versé et ne portera que sur le solde restant dû. En TVA réelle, la TVA est exigible dès l'encaissement de l'acompte.
Les avoirs
Un avoir (ou note de crédit) est utilisé pour annuler partiellement ou totalement une facture déjà émise — en cas d'erreur, de retour de marchandise, ou de geste commercial. L'avoir :
- Porte son propre numéro séquentiel dans votre série de facturation
- Mentionne le numéro de la facture originale qu'il annule ou réduit
- Présente des montants en négatif (ou clairement libellés comme une réduction)
- Doit être soumis aux mêmes règles de TVA que la facture initiale
Durée de conservation des factures
Les factures doivent être conservées pendant 10 ans à compter de la clôture de l'exercice au cours duquel elles ont été émises ou reçues. Cette durée correspond à la prescription fiscale et au délai légal de conservation des documents comptables.
- Factures émises et reçues : 10 ans
- Format : papier ou numérique — les factures électroniques ont la même valeur probante que les factures papier à condition de garantir leur intégrité (PDF non modifiable, signature électronique qualifiée ou piste d'audit fiable)
- Factures électroniques obligatoires : depuis le 1er septembre 2026, la facturation électronique B2B est progressivement obligatoire en France (grande entreprise d'abord, puis PME et micro-entreprises). En pratique, les micro-entrepreneurs et TPE ne sont pas encore concernés en 2026, mais l'obligation arrivera d'ici 2027.
Tableau récapitulatif des mentions obligatoires par statut
| Mention | Micro-entrepreneur | EI (régime réel) | EURL / SASU IS |
|---|---|---|---|
| Numéro SIRET | ✅ Obligatoire | ✅ Obligatoire | ✅ Obligatoire (+ RCS) |
| Numéro de TVA intracommunautaire | ❌ (franchise TVA) | ✅ Si assujetti | ✅ Obligatoire (si assujetti) |
| Mention franchise TVA | ✅ Art. 293 B CGI | Si sous seuil | ❌ (toujours assujetti) |
| Forme juridique + capital | ❌ | ❌ | ✅ Obligatoire |
| Montant HT + taux TVA + TTC | ❌ (aucune TVA) | ✅ Si assujetti | ✅ Obligatoire |
| Mention "Autoliquidation" (client UE) | ❌ (franchise TVA) | ✅ Si assujetti | ✅ Obligatoire |
| Taux pénalités de retard + 40 € | ✅ Obligatoire (B2B) | ✅ Obligatoire (B2B) | ✅ Obligatoire (B2B) |
Les erreurs de facturation les plus fréquentes
- Oublier la mention TVA en franchise : sans la mention art. 293 B CGI, votre client peut légitimement vous demander de lui rembourser une TVA que vous n'avez pas collectée, ou contester votre facture.
- Trous dans la numérotation : en cas de contrôle fiscal, l'administration peut reconstituer un CA fictif sur les numéros manquants. Utilisez un outil de facturation qui numérote automatiquement.
- Facturer la TVA à un client UE sans gérer l'auto-liquidation : vous risquez une double imposition et des complications à la fois pour vous et votre client.
- Ne pas mentionner les pénalités de retard : c'est une obligation légale en B2B depuis 2013. Une facture sans cette mention est techniquement non conforme.
- Modifier une facture existante : une facture émise ne peut être ni supprimée ni modifiée — même en cas d'erreur. Il faut toujours passer par un avoir.
Points clés à retenir
- Toute facture doit mentionner a minima : date, numéro séquentiel, SIRET, identité des deux parties, description de la prestation, et conditions de paiement avec pénalités de retard.
- Les micro-entrepreneurs en franchise de TVA indiquent "TVA non applicable — art. 293 B du CGI" et ne facturent aucune TVA. Les EURL et SASU facturent la TVA et disposent d'un numéro de TVA intracommunautaire.
- Pour un client professionnel dans l'UE, utilisez le mécanisme d'auto-liquidation : aucune TVA sur la facture, mais mentionnez "Autoliquidation" et les numéros de TVA des deux parties.
- Le délai de paiement légal est de 30 jours par défaut, 60 jours maximum en B2B. Les pénalités de retard (au moins 3× le taux légal) et l'indemnité de 40 € sont automatiques et obligatoires à mentionner.
- Conservez vos factures 10 ans. Ne modifiez jamais une facture émise — utilisez un avoir.
La facturation est le point de départ du cycle financier de votre activité. Pour mesurer combien vous allez réellement mettre "dans votre poche" après charges, cotisations et impôts selon votre statut, utilisez notre simulateur gratuit. Pour aller plus loin sur la fiscalité, consultez notre guide sur les charges déductibles en SASU et EURL et sur la TVA pour freelances.